В любом агентстве недвижимости важным сотрудником является агент. Программное обеспечение Top Estate помогает риэлтеру в его работе, упрощает поиск нужного объекта, систематизирует персональные заявки, выполняет функции CRM — системы при работе с клиентами.
Условно всю работу специалиста по недвижимости можно разделить на два вида: работа с покупателем и работа с продавцом. Далее будет описана работа агента в программе Top Estate по каждому типу клиентов.
Панель задач агента
Учетная запись со статусом «агент» имеет упрощенную панель задач. Все пункты на этой панели служат для быстрого перехода в нужные разделы программы. Так же на панели задач располагаются информеры — содержащие сводную информацию о результатах работы специалиста.
Мои заявки — количество заявок с разбивкой по операциям и типам которые «принадлежат» агенту. Вновь распределенные зеленого цвета.
Моя работа (неделя) — результат работы агента со своими заявками (фото, осмотры, прозвоны и т.д).
Моя работа (всего) — результат работы агента со своими заявками за все время.
Изменения в заявках (день) — количество заявок агента, которые были изменены другими сотрудниками и вид изменения (изменена цена, помечено к удалению и пр).
Все информеры кликабельны, то есть при нажатии на каждый происходит переход соответствующий раздел программы.
Справа расположены разделы каталогов, быстрый переход в соответствующие каталоги. Доступность каталогов регулируется и зависит от специализации агента: продажа/аренда, дома/квартиры, жилая/ коммерческая.
Пункт меню «Посмотреть входящие сообщения»
Программа Top Estate посылает внутренние сообщения, уведомляя об изменениях в персональных заявках, о распределении заявок на агента, об удалении заявки, подозрительных на «дубль», и напоминает о запланированном прозвоне или дне рождения клиента. Читать сообщения надо обязательно. Так же агент может посылать сообщения другому агенту или руководителю внутри программы. Сообщения хранятся месяц, после чего автоматически удаляются программой.
Пункт меню «Посмотреть новые заявки»
Просмотр недавно поступивших заявок в выбранном разделе. При нажатии на этот пункт меню, задаются уточняющие параметры где именно «смотреть» новые заявки (в каталоге, в журнале регистрации, со сниженной ценой). И за какой период: за сегодня, за 2 дня, за неделю, за указанные даты. Фактически это готовая выборка из всего каталога, в которой можно применять и другие фильтры «по районам», «по цене» и так далее.
Пункт меню «Отчет о работе с клиентами»
Формирует и выводит на принтер информацию о все покупателях и стадии работы с ними: наличие договора просмотра, предоставленные варианты, статус работы.
«Отчет к совещанию»
Формирует общий отчет о работе со всеми клиентами (покупатели и продавцы), распределенными на агента. Есть возможность сформировать отчет за определенную дату или по конкретным операциям и типа недвижимости (продажа/ аренда, квартиры/ дома и т.д).
Работа с покупателем
Для перехода в раздел работы со своими покупателями нужно нажать «работа со спросом» в разделах справа или на слово «купля» на информере «мои заявки».
Здесь отображается информация о покупателе, его пожеланиях к объекту недвижимости и предоставленных вариантах. Открыв карточку покупателя для редактирования (F8) можно вносить изменения: уточнить пожелания клиента касательно подбираемого объекта (тип фонда, этаж, состояние и т.д), поставить отметку «под ипотеку», написать прочие пожелания. Есть поля обязательные для заполнения: район, количество комнат, тип квартиры (изолированная, комната, секция и т.д), состояние и цена. Эти критерии необходимы для выборки. Остальные критерии можно заполнять по желанию.
Кнопка «Варианты»
При нажатии на эту кнопку программа сделает выборку и покажет варианты походящие по критериям данному покупателю. С этой выборкой можно работать: удалить НЕ подходящие варианты, сохранить, распечатать.
Вкладка «Клиент»
Содержит данные клиента, информацию о прозвонах и другие отметки об этапах работы с клиентом. Имя покупателя, телефон, источник рекламы (откуда поступил покупатель), статус работы, дата последнего звонка, наличие просмотрового договора, служебные отметки.
Каждый раз совершая звонок покупателю, агент нажимает на кнопку «дата» и отмечает результат звонка.
Список всех покупателей агент может распечатать. Нажать на значок «принтер» и выбрав одну из форм распечатки.
Выборка в каталоге
Чтобы сделать выборку надо перейти в нужный раздел каталога (продажа/ аренда, квартир/ домов) и нажать кнопку «выборка» в верхней панели инструментов либо клавишу F3. И задать параметры, обязательные подсвечены оранжевым цветом.
Готовую выборку нужно сохранить для клиента, а потом с ней можно работать: прозвонить, распечатать, отправить на email клиенту и т.д.
Сохранение выборки формирует историю работы с покупателем, предоставленные варианты. Закрытые телефоны в заявках на продажу будут доступны только после сохранения выборки. Если по продаваемому объекту заключен эксклюзивный договор, в качестве связи с покупателем указан телефон агента, который заключил договор.
Выборка по доп. условиям
Кроме стандартной выборки в которой задаются район, тип и количество комнат. Есть более детальный фильтр — выборка по доп. условиям. Она дает возможность отобрать заявки по дате регистрации/ изменения, с договором, помеченные в рекламу, по источнику поступления, и т.д. Набор фильтров очень большой.
Любую выборку можно комбинировать или восстановить.
Работа с продавцом
ТОП Недвижимость дает агенту возможность вести свой личный каталог объектов. Рекламировать персональные объекты, добавлять фотографии, вносить и редактировать информацию об объекте и многое другое.
Карточка объекта
В каталоге или журнале регистрации, чтобы открыть карточку объекта используем правую кнопку мыши или клавиши F5 и F8. Клавиша F5 — открывает карточку для просмотра, клавиша F8 — для редактирования.
Вкладка «Общее»
Первая вкладка в карточке объекта. Здесь содержится вся информация о продаваемом объекте недвижимости: адрес с номером дома/ квартиры, тип недвижимости, количество комнат, собственность, планировка, характеристики объекта (отопление, санузел, полы, и т.д). Отметки о «ключах в фирме», срочной продаже, ипотеке, осмотре объекта. Поля для ввода служебной и рекламной информации. Цена, дата актуальности цены и дополнительные условия оплаты.
Кнопка «Спрос»
Работает аналогично кнопке «Варианты», показывая покупателей, которым может подойти данный объект по параметрам.
Вкладка «Фото»
Формирует галерею фотографий объекта. Каждому фото можно добавить текстовое описание и указать порядковый номер. При добавлении фото с популярных сайтов, водяной знак сайта можно «замыть» прямо в программе.
Вкладка «Реклама»
На этой вкладке ставиться отметка о растяжке, ведется история рекламы объекта в сети интернет.
Вкладка «Клиент» и «Договор» аналогичны рассмотренным выше в «Работе с покупателем».
Поиск
В программе Top Estate предусмотрен быстрый поиск по одному из критериев: номер телефона, 3-4 последние цифры номера телефона, адрес объекта, ФИО клиента, каталожному или регистрационному номеру объекта. Окно поиска вызывается клавишей F4 или кнопкой «Поиск» на панели меню.
Так же возможен поиск по дополнительным условиям.
Справочники
Раздел «Справочники» в Top Estate содержит большой объем справочной информации. Доступен через меню «Справочники» и пункт меню «Данные».
Строящиеся многоквартирные дома
Коттеджные поселки
Строительные организации
Агентства недвижимости
Телефоны риэлторов
В данном разделе справочной информации хранятся данные об агентах и риэлторах города. Этот справочник пополняемый — каждый агент может вносить в него телефоны известных ему риэлторов.
Ресурсы интернет
Содержит информацию о рекомендованных сайтах для размещения рекламы. А так же ссылки на информационные порталы по недвижимости.
Многоквартирные дома
Содержит информацию обо всех многоквартирных домах Ростова с основной технической характеристикой дома и фотографией фасада (в некоторых случаях). А так же квартир, которые продаются в доме при условии что объект есть в базе данных.
Садовые товарищества
